Bookly Files Add-on

Bookly Files — rozszerzenie do zarządzania plikami w procesie rezerwacji

Bookly Files to dodatek zaprojektowany dla środowiska Bookly, który rozszerza funkcjonalność systemu rezerwacji o możliwość przesyłania, przechowywania i wymiany dokumentów związanych z wizytami i usługami. Wtyczka umożliwia dodanie sekcji plików do formularza rezerwacji, do profili klientów oraz do szczegółów spotkań w panelu administracyjnym, co ułatwia kompletowanie niezbędnych materiałów przed i po realizacji usługi.

Przykładowe funkcjonalności Bookly Files

• Możliwość przesyłania plików przez klientów podczas rezerwacji (upload plików na stronie rezerwacji).
• Dodawanie i udostępnianie plików przez personel do konkretnych rezerwacji i profili klientów.
• Konfigurowalne typy i limity plików — określanie dopuszczalnych formatów (PDF, JPG, DOCX itp.), maksymalnego rozmiaru oraz liczby załączników.
• Wyświetlanie linków do pobrania oraz podgląd plików w panelu rezerwacji i w powiadomieniach e-mail/SMS (jeśli integracja na to pozwala).
• Opcjonalne pola wymagane — możliwość wymuszenia przesłania dokumentów przed potwierdzeniem wizyty.
• Ustawienia prywatności i uprawnień dostępu — kontrola kto może przeglądać i pobierać pliki (administrator, personel, klient).
• Mechanizmy porządkowania plików: tagowanie, powiązanie z konkretnymi usługami lub kategoriami rezerwacji oraz opcje trwałego usuwania lub automatycznego wygasania załączników.
• Podgląd historii plików i log aktywności — rejestr dodanych, pobranych i usuniętych załączników.

Korzyści z zastosowania Bookly Files

Wdrożenie dodatku Bookly Files usprawnia przepływ informacji między klientem a usługodawcą, redukując konieczność korzystania z zewnętrznych skrzynek e-mail lub platform do wymiany dokumentów. Główne korzyści to:

• Lepsza organizacja dokumentów przypisanych do wizyt — wszystkie pliki znajdują się w kontekście konkretnej rezerwacji.
• Skrócenie czasu przygotowań — klient może dołączyć niezbędne pliki przed spotkaniem, co przyspiesza obsługę.
• Wyższy poziom profesjonalizmu — estetyczne i zintegrowane rozwiązanie poprawia doświadczenie użytkownika.
• Redukcja błędów i braków dokumentacyjnych — wymuszenie załączników minimalizuje ryzyko pominięcia ważnych informacji.
• Ułatwione zarządzanie dokumentami poufnymi dzięki możliwości ustawienia ograniczeń dostępu i limitów przechowywania.

Zastosowania praktyczne

Bookly Files znajduje zastosowanie w szerokim zakresie branż, gdzie rezerwacje łączą się z wymaganą dokumentacją lub materiałami do analizy:

• Medycyna i telemedycyna — przesyłanie wyników badań, formularzy zgody i skierowań przed wizytą.
• Prawo i doradztwo — załączanie umów, pełnomocnictw i dokumentów identyfikacyjnych do konsultacji.
• Szkoły, kursy i warsztaty — przesyłanie materiałów przygotowawczych lub prac uczestników.
• Studio graficzne i fotografia — odbiór materiałów źródłowych, briefów i finalnych plików od klienta.
• Usługi finansowe — kompletowanie dokumentów wymaganych do analizy kredytowej czy księgowej.

Integracja z procesem rezerwacji i administracją

Bookly Files został pomyślany jako uzupełnienie standardowego workflow rezerwacji. Pliki mogą być powiązane z konkretną usługą, personelem lub klientem, a ich zarządzanie odbywa się bezpośrednio z poziomu panelu Bookly. Dzięki temu informacje nie gubią się w oddzielnych systemach, a personel ma szybki dostęp do kompletu dokumentów niezbędnych do realizacji usługi.

Wprowadzenie dodatku typu Bookly Files przekłada się na wyraźne usprawnienia operacyjne i lepszą jakość obsługi klienta. Rozwiązanie jest szczególnie wartościowe tam, gdzie dokumentacja stanowi integralną część procesu rezerwacji — od wstępnych formularzy, przez materiały szkoleniowe, po finalne raporty i certyfikaty.